Quais as funções do administrador?

São funções do administrador, entre outras e para além das que venham a ser acordadas:

• Convocar a assembleia de condóminos;
• Elaborar os orçamentos anuais de receitas e despesas;
• Cobrar as receitas e efetuar as despesas comuns e o relatório de contas do ano anterior e submetê-los a aprovação;
• Prestar contas à assembleia;
• Exigir dos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas pela assembleia;
• Providenciar duas contas bancárias do condomínio: uma para as contas correntes e outra para o Fundo Comum de Reserva;
• Executar as deliberações da assembleia;
• Realizar as reparações no prédio e outros atos necessários à conservação dos bens comuns;
• Regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum;
• Representar o condomínio perante as autoridades administrativas;
• Representar o condomínio em ações judiciais;
• Verificar a existência e validade de seguro contra risco de incêndio, ou propor à assembleia o montante do capital a segurar;
• Assegurar a execução do regulamento e das disposições legais e administrativas relativas ao condomínio;
• Guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio;
• Emitir declaração para efeitos de alienação de fração;
• Transmitir aos condóminos todas as notificações que venha a receber sobre qualquer processo em que o condomínio seja parte;
• Dar uma cópia do Regulamento do condomínio a todas as pessoas que vivam no prédio, mesmo que não sejam proprietárias dos andares, como é o caso dos inquilinos;
• Transmitir aos condóminos não residentes todos os factos relevantes da vida do condomínio.

Existem diferenças entre as funções do administrador condómino e as do administrador profissional?

Não existem. As funções do Administrador estão plasmadas no artigo 1486.º do Código Civil e são bastantes. A lei não distingue entre o Administrador profissional ou Administrador condómino, são funções do Administrador, o que significa que elas são para qualquer Administrador profissional ou condómino.

É obrigatório o administrador entregar aos condóminos a declaração dos rendimentos do condomínio?

Sim, tem que entregar essa declaração e emitir o recibo eletrónico.

O que deve fazer o administrador do condomínio quando lhe denunciam problemas de infiltração?

É comum pedir orçamentos e aprovar o que tiver melhor preço, o que é um erro porque cada um dos empreiteiros apresenta a sua solução, que é diferente de cada um dos outros empreiteiros e desta forma os orçamentos não são comparáveis. O que deve ser feito é o seguinte:

1. Fazer o levantamento das patologias por técnico especializado (engº civil).
2. Elaboração de caderno de encargos pelo mesmo técnico.
3. Solicitar 3 ou 4 orçamentos com base nesse caderno de encargos a empresas com alvará.
4. Convocar a assembleia de condóminos.
5. Caso seja aprovada a realização as obras deverá elucidar condóminos para a necessidade de ser nomeada uma comissão de obras, presidida por um técnico, preferencialmente o mesmo que fez o levantamento das patologias.
6. Elaborar contrato de empreitada com base no caderno de encargos e que preveja data do início e conclusão da obra, forma de pagamento, prazo de garantia, etc.

O meu condomínio é gerido por uma empresa que, após reunião extraordinária à qual não compareci, enviou um email com a informação de que a partir do mês em curso, vai cobrar quota extra de 30 euros para custear obra no prédio. Contudo, não recebi a ata da reunião, nem de outras já realizadas às quais também não compareci, tal como o envio dos recibos de pagamento. Os e-mails enviados por mim a reportar problemas que surgem, encontram-se sem qualquer resposta. O que fazer?

O regime jurídico da propriedade horizontal impõe que o administrador comunique as deliberações da assembleia àqueles que nela não estiveram presentes ou representados, no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de receção ou por correio eletrónico, neste caso apenas para os condóminos que manifestaram expressamente a vontade de receber a correspondência do condomínio por esta via.

Os condóminos que estejam presentes na assembleia, porque dela participaram, não têm de ser notificados das deliberações. Os condóminos ausentes e que não recebam as comunicações das deliberações da assembleia, não estão a estas vinculados, nem contra elas poderão reagir enquanto não tiverem conhecimento das mesmas.

A lei não impõe que o administrador comunique as deliberações enviando a cópia da ata da assembleia. Porém, aconselha-se o seu envio, até porque, caso contrário, o administrador terá de transcrever cada uma das deliberações, com a respetiva votação.

Quanto à aprovação de uma quota extraordinária para obras só poderá reagir caso esse assunto não conste da ordem de trabalhos da assembleia.

Um administrador de condomínio tem que estar disponível 24h por dia?

Deveria estar porque, teoricamente, é administrador do condomínio 24 horas por dia, 365 dias por ano. Na prática isso é impossível, no entanto há já empresas que têm serviço 24h, especialmente para situações de avarias ou anomalias cuja reparação tem caráter urgente.

A receita das antenas operadoras de telecomunicação tem de ser declarada pelos condóminos em sede de IRS?

Emitir os recibos via eletrónica:

Esta tarefa cabe ao administrador, que o fará em nome de todos os condóminos. São sempre emitidos dois recibos eletrónicos: o original destina-se ao arrendatário e o duplicado fica com o administrador. É possível consultar os recibos emitidos durante 4 anos: os 2 últimos anos de forma imediata e os restantes 2 mediante pedido a efetuar no serviço de finanças.

Comunicar anualmente as rendas aos condóminos:

Para facilitar o preenchimento da declaração de IRS dos condóminos, o administrador deve entregar, todos os anos, a cada condómino um documento que indique a quota-parte da renda, o eventual imposto retido (se o valor anual da renda for superior a €10.000, a empresa com contabilidade organizada, está obrigada a reter na fonte 25%), e as despesas dedutíveis.

Declarar em sede de IRS:

Todos os condóminos têm de declarar no IRS a quota-parte das rendas recebidas e as despesas (ex. IMI, taxas de manutenção e conservação dos prédios), tendo em conta a proporção de espaço que a antena ocupa na área total do prédio, mesmo que o condomínio decida que ficam no FCR. Os condóminos devem preencher o Anexo F (rendimentos prediais) ou, se tiverem atividade aberta para o efeito, o Anexo B (rendimentos da categoria B).

As rendas obtidas estão ou não isentas de IRS?

Os rendimentos têm de ser declarados no IRS pelos condóminos, ainda que o valor não seja distribuído por estes. Os condóminos são considerados titulares de rendimentos prediais (categoria F). Por isso, têm de inscrevê-los na declaração anual de rendimentos, na proporção do valor das suas frações. Em contrapartida, podem deduzir a sua parte nas despesas de manutenção e conservação do local arrendado, como obras, limpeza, pinturas, prémios de seguros, etc. Compete ao administrador entregar a cada condómino um documento que indique a sua quota-parte da renda e do imposto retido na fonte, bem como as despesas a deduzir no IRS.

O portão da garagem do meu prédio está constantemente com problemas…Há condóminos que utilizam frequentemente o portão como forma de entrada e saída de pessoas do prédio, em lugar de viaturas. O que posso fazer?

Neste caso é importante o papel do administrador no sentido de sensibilizar os condóminos que o uso indevido do portão leva a um desgaste mais rápido e consequentemente a uma despesa extra para todos.

Preveja esta situação no regulamento do condomínio, por exemplo.

O vizinho do R/C usa constantemente a água do prédio para lavar o automóvel? Não concordo e considero que é um abuso. O que posso fazer?

A água do prédio não pode ser utilizada para benefício próprio, mas somente para o uso relacionado com os serviços comuns: ex.: rega dos jardins do prédio, limpeza da garagem e das escadas.

Cabe ao Administrador alertar o condómino levando-o a alterar o seu comportamento. Embora essa proibição decorra da lei, é importante que o regulamento do condomínio preveja essa limitação, bem como eventual penalização pelo não cumprimento a reverter para o fundo comum de reserva, por exemplo.

Em última instância, recorra aos Julgados de Paz e confirme se existe algum na área do imóvel. Caso contrário, recorra aos Tribunais.

É permitido colocar os dados do prédio no hall de entrada para todos os condóminos terem conhecimento, tais como o IBAN do condomínio, para fazerem o pagamento das quotizações?

Nesta altura, a única coisa que o administrador pode e deve fazer, é colocar em local visível para os condóminos, a sua identificação e, não vemos qualquer inconveniente que, dessa informação, conste o IBAN do condomínio e o respetivo número fiscal (NIPC).

Vivo num condomínio que tem frações de habitação, escritório e lojas. Este condomínio tem contabilidade organizada, e até final de 2021, a cobrança de quotas era feita através de fatura. Em 2022 houve alteração da empresa gestora de condomínios, que passou a enviar fatura apenas aos condóminos empresariais. No caso de um condomínio apenas de habitação, seria suficiente a emissão de recibo, mas neste caso, havendo mistura de condóminos, a minha questão é se é correto emitir faturas para alguns condóminos e para outros apenas o aviso de cobrança e respetivo recibo?

Os condomínios, desde que não tenham atividades ou serviços que gerem receitas, não estão obrigados a ter contabilidade organizada, tendo o administrador a obrigação de emitir o recibo dos valores recebidos de cada uma das frações, independentemente do fim a que se destinam (habitação, comércio, serviços ou outros).

O Administrador ao fazer uma convocatória para ser discutido um orçamento, será obrigado a enviar fotocópias dos orçamentos que vão ser discutidos em assembleia? E na aprovação de contas, também é obrigatório enviar o encerramento de contas, junto da convocatória para marcar o dia para Assembleia?

Do regime jurídico da propriedade horizontal não consta que o administrador do condomínio esteja obrigado a enviar os documentos aos condóminos, que sejam suporte dos assuntos constantes da ordem de trabalhos da assembleia de condóminos; Porém, aconselhamos a que o façam, para evitar adiamento de assembleias, porque os condóminos podem decidir não aprovar por falta de tempo para consulta e análise desses documentos.

Também da lei não consta que o administrador esteja obrigado a enviar a ata da assembleia aos condóminos, a não ser quando seja para a sua subscrição. A lei impõe que o administrador comunique, no prazo de trinta dias, aos condóminos que não compareceram nem se fizeram representar na assembleia, as deliberações da assembleia. Apesar da lei não o impor, o administrador deve enviar a cópia da ata, até para simplificar o seu trabalho, porque, caso contrário, terá de transcrever as deliberações que foram tomadas, com a votação de cada uma, etc.

Existe na legislação algum ponto que imponha o envio da documentação, por exemplo contas do ano de condomínio, para os condóminos com algum prazo anterior definido?

Não há na lei (regime jurídico da propriedade horizontal) nada que obrigue o administrador a apresentar as contas com a convocatória, ou com qualquer outra antecedência em relação à data da assembleia de condóminos. Porém, o regulamento do condomínio pode conter uma norma com essa antecedência, razão por que se aconselha a consulta do regulamento.

Apesar da lei não o impor, o administrador deverá enviar as contas do condomínio aos condóminos alguns dias antes da assembleia, para que estes possam fazer uma análise prévia e até colocar dúvidas ao administrador antes da reunião.

Um condomínio construído há 2 anos não tem extintores e sinalética de emergência instalada. É da responsabilidade do construtor solucionar estas faltas?

Não é obrigatória a aplicação de extintores em prédios com menos de 28 metros de altura ou 9 andares, ou até 3 pisos subterrâneos; no entanto aconselha-se a sua aplicação, pelo que, no caso em concreto, sugere-se que insista com o construtor para os colocar, caso ele não o faça, terá de ser o condomínio.