O que é uma ata?

A ata é o documento que transcreve o que se passou em cada reunião, de forma sucinta e de fácil interpretação. As deliberações da assembleia só depois de aprovadas e exaradas em ata é que são vinculativas para todos os condóminos.

Como se faz o registo das decisões da assembleia?

Deve ser feito um resumo das assembleias em livro próprio destinado a esse fim – são as atas da assembleia.

As atas devem ser escritas pelo presidente, administrador ou por qualquer terceiro que tenha participado na reunião e assinadas por todos os condóminos que tenham estado presentes.

Devem mencionar a data e o local da reunião, a ordem de trabalhos que constava na convocatória, as deliberações da assembleia e ainda qualquer outra questão com interesse para o condomínio.

Compete ao administrador guardar o Livro de Atas e exibi-lo sempre que algum condómino o peça para consultar.

Não quero que terceiros saibam do que se passa com as questões do prédio e no entanto, sei que pessoa alheia à casa e prédio tem mantido o contacto ao longo do tempo com o administrador. Existe algum modelo de carta em que me possa basear para contactar o administrador uma vez que eu é que sou a proprietária e não terceiros?

É obrigação dos condóminos fornecer ao administrador a sua identificação, incluindo o NIF e morada. Sabendo quem é o administrador, poderá informá-lo, expressamente, preferencialmente ficando na ata da assembleia de condóminos, que pretende receber a correspondência do condomínio por correio eletrónico, se for essa a opção.

Onde reclamar a ilegalidade de cobranças sem existência de ata aprovada pela assembleia?

Os condóminos que estão presentes e participam na assembleia têm imediato conhecimento das deliberações, razão pela qual não necessitam de receber cópia da ata ou serem notificados dessas deliberações para que as possam impugnar, caso entendam que há matéria para o efeito.

As deliberações da assembleia apenas terão de ser comunicadas aos condóminos que não tenham estado presentes na reunião.

Além disso, dispõe o nº 3 do art.º 1º do Dec. Lei 268/94, de 25 de outubro, que “a eficácia das deliberações depende da aprovação da respetiva ata, independentemente de a mesma se encontrar assinada pelos condóminos”.

A lei obriga que a ata seja enviada a todos os condóminos, até 30 dias após a efetivação da respetiva Assembleia. Acaso passe este tempo ou que haja recusa no envio, como pode um condómino reclamar ou obrigar a empresa gestora a cumprir o que a lei determina?

O regime jurídico da propriedade horizontal apenas impõe que o administrador comunique as deliberações da assembleia de condóminos, àqueles que nela não estiveram presentes ou representados, no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de receção.

Os condóminos que estejam presentes na assembleia, porque dela participaram, não têm de ser notificados das deliberações. Os condóminos ausentes e que não recebam as comunicações das deliberações da assembleia, não estão a estas vinculados, nem contra elas poderão reagir, por desconhecerem o seu conteúdo. Aconselha-se, neste caso, a interpelação do administrador para que este comunique as deliberações, devendo essa interpelação ser feita por carta registada com aviso de receção.

Quando a administração do condomínio não cumpra com as suas funções, os condóminos poderão convocar uma assembleia para a sua destituição/exoneração. Essa convocatória deve ser feita por condóminos que representem, no mínimo, 25% do valor total do prédio e a exoneração deve ser devidamente fundamentada.

Quem é que tem a obrigação de elaborar a ata?

A ata deve ser elaborada por quem preside à assembleia, caso não haja um secretário. Havendo, será o secretário a redigir a ata.

O que deve conter uma ata?

Da ata deve constar:

• Dia, mês e ano;
• Hora de início e do fim;
• Local da reunião;
• Indicar se a assembleia se reúne em primeira ou segunda convocatória;
• Identificação das pessoas presentes e das frações que representam, devendo a identificação ser completa, incluindo dos procuradores;
• Votos que os presentes e respetivas frações representam;
• Identificação de quem preside e secretaria a reunião;
• Ordem de trabalhos (não pode ser discutido qualquer assunto que não esteja incluído na ordem do dia, salvo se todos os condóminos estiverem presentes e aprovarem a sua alteração);
• Resumo do que foi discutido em cada ponto da O.T;
• Deliberações, com menção das frações e respetivos votos que votaram favoravelmente, contra e se abstiveram;
• Transcrição das declarações de voto;
• Identificação dos condóminos que cheguem à reunião depois desta começar ou que se ausentem antes dela terminar, devendo alterar-se o número de votos e verificar sempre se as ausências não provocam falta de quórum;
• Transcrição dos documentos, contas, etc, salvo se a eles se fizer remissão, anexando-os à ata;
• Relação dos débitos dos condóminos, com a menção dos valores e datas de vencimento;
• Encerramento da assembleia;
• Assinatura de todos os presentes.

Nota: caso um condómino recuse assinar a ata deve fazer-se constar esse facto antes da assinatura dos restantes condóminos. Caso já tenham assinado, deve fazer-se um “em tempo”, mencionado a recusa com o testemunho dos condóminos presentes, que devem voltar a assinar. Se isto já não for possível, o administrador deve notificar as deliberações ao condómino em causa, como se ele não estivesse presente na reunião.

Quem deve assinar a ata?

A ata deve ser assinada pelo presidente e secretário, quando o presidente for assessorado por secretário e pelos condóminos presentes.

Quando se realize uma assembleia por meios de comunicação à distância, a ata deve ser assinada pelo presidente e subscrita pelos condóminos que participaram na reunião. A falta de assinatura da ata não invalida as deliberações da assembleia.